Safety ambassador

Safety ambassador

Algemene informatie

De ervaring leert dat er vaak op het gebied van veiligheid een verschil zit tussen hubs. Bij de ene hub staat veiligheid hoger op het prioriteitenlijstje dan bij de andere. Ook kan de manier waarop risico’s worden aangepakt verschillen per hub. Om meer uniformiteit en het veiligheidsniveau Picnic breed te verbeteren willen we intensiever gaan inzetten op het aannemen van safety ambassadors, kortweg SA’s genoemd. In het verleden was er soms onduidelijkheid rondom de functie van SA, daarom is er inmiddels gewerkt aan een duidelijkere functieomschrijving, een breed takenpakket, een training en een manual. In dit document kun je een beeld krijgen van wat een SA doet, wat de voordelen van een SA zijn, wat we zoeken in een SA en hoe je een SA kan ondersteunen. 

Wat zijn de voordelen van een SA?
Wanneer neem je een SA aan?
Hoeveel uur per week werkt een SA?
Hoe neem ik een SA aan?
Hoe voer ik een sollicitatiegesprek?
Ik heb een SA aangenomen, wat nu?
Samenwerking tussen een SA en HL
Wat zijn de voordelen van een SA?

Een SA zal helpen bij het waarborgen en verbeteren van de veiligheid binnen en buiten de hub. De SA’s zullen vanuit Picnic een training aangeboden krijgen waarin zij leren om risico’s te identificeren, te analyseren en aan te pakken. De lessen uit de training kunnen zij vervolgens zelfstandig gaan toepassen op de hub. Een beginnend SA krijgt ook een manual  met daarin theorieën over een goede veiligheidsaanpak en een overzicht van taken die zij moeten uitvoeren.

Voorbeelden van deze taken zijn: 

• Het samenstellen en onderhouden van een ePv noodkit.
• Zorgen voor juiste en duidelijke belijning in de hub.
• Onderhouden van de EHBO verbanddoos.
• Safety signing ophangen en onderhouden.
• Safety workshops voorbereiden en geven.
• Up-to-date houden van de safety wall.
• Ondersteunen bij het maken van RCA’s
• Behandelen van IRF’s
• Ondersteunen bij het invullen van schadeformulieren
• etc.

Naast bovengenoemde taken zal er ook iedere maand een veiligheidsthema zijn. Brandveiligheid, opslag gevaarlijke stoffen, (uit)laden van de vrachtwagen zijn voorbeelden van veiligheidsthema’s. Iedere maand zal de focus van een SA dus op een ander veiligheidsthema liggen. Als de SA klaar is met het maandthema kan er verder gewerkt worden aan de taken in de manual of taken die jij als HL belangrijk vind. 

Het thema zal maandelijks gecommuniceerd worden via het kanaal: #dist-safety-ambassador-all. Het kanaal is tevens ook een plek waar SA’s vragen kunnen stellen, contact kunnen zoeken met elkaar, van elkaar kunnen leren en ervaringen kunnen delen. Daarnaast zal een SA ook een TeamPicnic account krijgen zodat zij via een Google Drive bij ondersteunende documenten kunnen. Zoals een format voor een risico analyse, een format voor het BHV plan, extra informatie over het maand thema etc.

Een SA houdt zich vooral bezig met praktische zaken die anders wellicht zouden blijven liggen zodat niet alleen de fysieke veiligheid verbetert maar ook de documentatie op het gebied van veiligheid. Denk hierbij aan het up to date houden van het BHV plan of evacuatieplan. Een SA zal dus de veiligheid op een hub verbeteren door zelfstandig of in samenwerking met jou taken uit te voeren.

Wanneer neem je een SA aan?

Iedere hub mag een SA aannemen. Voor hubs boven de 3000 orders per week is dit echter een dringend advies.

Hoeveel uur per week werkt een SA?

De ambassador zal 4- tot 8 uur per week zelfstandig aan de slag gaan met bovenstaande taken. Het precieze aantal uren dient te worden afgestemd met de ambassador. De uren van een ambassador gaan ten koste van zijn/ haar AA shifts, bijvoorbeeld een ambassador werkt 8 uur (3 shifts) als SA per week. Het aantal AA shifts als runner wordt dan teruggebracht van bijvoorbeeld 6 naar 3. Gedurende de uren als SA is het belangrijk om de ambassador te ondersteunen bij zijn of haar werkzaamheden. Het is handig om een wekelijkse meeting van een half uur in te plannen om samen een planning te maken en om te kijken wat de ambassador nodig heeft om veiligheidsprojecten tot een goed einde te brengen. Een half uur begeleiden resulteert gemiddeld dus 4- tot 8 uur aan zelfstandige werkzaamheden door de ambassador. Zo neemt de ambassador dus een hoop werk uit handen.

Hoe neem ik een SA aan?

Het openstellen van een vacature kan op aanvraag via de Area Lead. 

Vacature

De kandidaat:

• volgt minimaal een MBO-4 opleiding;
• heeft affiniteit met veiligheid en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel;
• is minimaal 6 maanden in dienst van Picnic en behaalt goede safety statistieken;
• is naast bestaande beschikbaarheid 4-8 uur per week flexibel beschikbaar;
• staat midden in de groep, is goed verbonden met het team en de processen;
• is gemotiveerd en staat altijd klaar voor je collega’s;
• ervaring als Runner-Trainer is een pré, maar geen vereiste;
• heeft onderstaande competenties:

• Oplossingsgericht
• Toegewijd
• Proactief
• Stressbestendig
• Besluitvaardig
• Benaderbaar
• Helikopter view
• Sfeermaker

Het uurloon van een SA blijft hetzelfde (als runner of R+). Het inklokken kan op de hub onder ‘hub help.’

Hoe voer ik een sollicitatiegesprek?

Sollicitatiegesprek
Een sollicitatiegesprek dient ervoor om een eerlijke en objectieve inschatting te kunnen maken van de kandidaten. Op die manier kun je een eerlijke keuze maken waarbij je verschillende capaciteiten van de kandidaten kunt meten en vergelijken.

Vraag ik alle kandidaten op gesprek?
Dit is aan jezelf. Je kunt alle kandidaten op gesprek laten komen. Mochten er veel kandidaten zijn, kun je ook een eerste selectie maken op basis van de motivatiebrief.

Wat wil je graag te weten komen gedurende het sollicitatiegesprek

• Persoonlijke eigenschappen: Het is belangrijk dat een Safety Ambassador assertief en daadkrachtig is zodat hij/zij op eigen initiatief veiligheidsproblemen oplost. Test dit door de casussen te behandelen.
• Beschikbaarheid: 4 tot 8 uur per week naast AA shifts
• Lead by example: Werkt deze persoon veilig? Denk hierbij aan het dragen van de correcte runner outfit, het juist opvolgen van werkinstructies, het rustig rijden in de hub, het behalen van een goede driving score etc.
• Draagvlak: Heeft of kan deze persoon draagvlak creëren bij de Runnerpool?

Tips voor het sollicitatiegesprek

• Bereid je goed voor
• Stel de kandidaten op hun gemak
• Werk volgens een vaste vragenlijst, zo kan je de kandidaten onderling goed vergelijken.
• Stel open vragen ipv gesloten vragen.
• Maak aantekeningen

Voorbeeld opzet sollicitatiegesprek:
Tijdsduur: circa 30 minuten.

Welkom heten
Uitleg waarom jouw hub een Safety Ambassador zoekt
Motivatiebrief en CV
A. Benoem diverse punten uit de brief en stel daar vragen over
B. Waarom wil je Safety Ambassador worden?
C. Welke kwaliteiten bezit je die passen bij een Safety Ambassador functie?
D. Op welke vlakken denk je dat jij jezelf nog kunt ontwikkelen?
E. Wat zou je graag willen aanpakken in de Hub als je Safety Ambassador wordt?

Competenties
Onderstaande competenties zien we graag terug in een safety ambassador maar is niet vereist. Toets of je deze competenties terug ziet komen in de brief of bij het behandelen van de casussen.

A. Oplossingsgericht
B. Toegewijd
C. Proactief
D. Stressbestendig
E. Besluitvaardig
F. Benaderbaar
G. Helikopter view
H. Sfeermaker

Verwachtingen uitspreken
A. Wat denk je dat ik verwacht van een Safety Ambassador? Geef ook jouw verwachtingen aan en bespreek hoe jullie rolverdeling eruit zal gaan zien.
B. Hoe denk je dat jouw dag als Safety Ambassador er uit ziet?

Cases: Hoe gaat de kandidaat om met de volgende situaties?
A. Je ziet dat een runner te hard in de hub rijdt. Wat ga je doen?
Je bent op zoek naar: Een kandidaat die runners op een passende wijze kan aanspreken op onveilig gedrag.
B. Je ziet dat nooduitgangen op slot en geblokkeerd zijn. Wat ga je doen?
Je bent op zoek naar: Een kandidaat die niet alleen een oplossing zoekt voor de kort termijn (blokkade weghalen) maar ook nadenkt over een structurele oplossing.
C. Je ziet dat de afgelopen dagen er steeds meer spiegels af worden gereden bij het inparkeren op de hub. Wat ga je doen?
Je bent op zoek naar: Een kandidaat die de gehele pool kan bereiken en duidelijk kan uitleggen wat de correcte handelswijze is.
D. Runner geeft aan zich niet bewust te zijn van de veiligheidsregels bij de stapelaar. Wat ga je doen?
Je bent op zoek naar: Een kandidaat die zich niet alleen bewust is van de regels maar ook van veiligheidsrisico, zodat hij/ zij ook kan uitleggen waarom deze regels van toepassing zijn.

Bespreek of de kandidaat 4 tot 8 uur per week beschikbaar kan zijn naast de AA shifts.
Heeft de kandidaat nog vragen?
Geef aan wanneer je de kandidaat opvolging geeft.

Hoe geef ik de juiste opvolging?
Bel eerst de kandidaten die afgewezen worden (om te voorkomen dat de nog af te wijzen kandidaten al horen dat er iemand gekozen is). Vertel hierbij altijd meteen de uitslag van de sollicitatie. Het is belangrijk om gerichte constructieve feedback te geven, probeer hierbij concrete voorbeelden te gebruiken. Benoem ook positieve feedback. Je kan de Top-Tip-Top methode gebruiken, bijv: eerst iets positiefs, dan het ontwikkelpunt (o.a. de reden waarom hij/zij het niet geworden is) en eindig weer met iets positiefs. Hierdoor sluit je het af met iets positiefs. Noem een paar punten (niet te veel), en probeer aan te voelen of hij/zij ook zit te wachten op uitgebreide feedback. Geef aan dat de Runner hier later altijd nog een keer op terug kan komen of over in gesprek mag gaan.
Bel daarna de kandidaat die het geworden is om deze persoon te feliciteren.

Ik heb een SA aangenomen, wat nu?

Als een SA begint zijn er enkele dingen die geregeld moeten worden:

• SA toevoegen aan het kanaal #dist-safety-ambassador-all.
• In het bovenstaande kanaal melden wie de SA is en voor welke hub
• Geef door aan de Area Lead wie Safety Ambassador is geworden zodat zij via workday een teampicnic account kunnen regelen.
• IRF mail automatisch doorsturen naar TP account SA
• SA aanmelden voor de RCA training -> via Tom Alsem

Vervolgens kan de SA zelf aan de slag met de ‘quickstart’ die in de manual staat. Als de SA eenmaal klaar is om te starten aan het takenpakket wat in de manual staat dan kunnen jullie samen overleggen welke taken prioriteit hebben.

Samenwerking tussen een SA en HL

De verantwoordelijkheid over de veiligheid op de hub zal bij de HL blijven liggen, de SA voert gerichte acties uit om de veiligheid te verbeteren maar is niet verantwoordelijk. Daarom zal het daadwerkelijk uitvoeren van maatregelen altijd in overleg gaan met de HL. Als HL vragen we je kritisch te kijken naar het risico wat een SA heeft geanalyseerd en een kosten-baten afweging te maken. Als jullie er vervolgens voor kiezen om maatregelen te realiseren zal de SA het uitvoeren en de HL faciliteert de benodigdheden. 

Een SA zal ook een RCA training krijgen en aanwezig zijn bij de RCA’s. Ook hier blijft de HL verantwoordelijk, de SA zit erbij als ondersteuning en om ervaring op te doen. Een SA voert dus nooit zelf een RCA zelf uit!

Rolverdeling

Taak	Rol SA	Rol HL	Toelichting
Aanspreken Runners op (on)veilig gedrag	Uitvoeren	Uitvoeren en Ondersteunen SA	SA en HL spreekt Runners aan wanneer deze ziet dat Runner onveilig werkt (te hard rijden op hub, geen veiligheidsschoenen aan o.i.d.). SA en HL motiveren Runners actief om veilig te werken volgens de veiligheidsvoorschriften.
Safety workshops	Voorbereiden en geven	Inplannen	Het inplannen van de Safety workshops doet de HL zodat de SA de presentatie kan voorbereiden. Het geven van de presentatie zal de SA doen omdat je hierdoor nogmaals laat zien dat jij als SA het aanspreekpunt bent op het gebied van veiligheid.
RCA	Ondersteunen	Uitvoeren en verantwoordelijk	Een SA zal altijd (indien mogelijk) aanwezig zijn bij een RCA zodat hij/zij hiervan kan leren en de HL/ AL kan ondersteunen. Het uitvoeren en verantwoordelijkheid zal bij de de HL blijven liggen zodat de RCA kwalitatief op een hoog niveau blijft.
Takenpakket uit de manual	Uitvoeren	Faciliteren en verantwoordelijk	Een HL blijft verantwoordelijk voor de veiligheid op de hub. Een SA zal de taken uitvoeren die in de manual staan en benodigdheden kunnen geregeld worden via de HL.
Risico’s op de hub inventariseren	Uitvoeren	Faciliteren en verantwoordelijk	Als SA neem je de tijd om veiligheidsrisico’s op de hub in kaart te brengen. De HL ondersteund en gaat met de SA in gesprek over de bevindingen om zo samen actiepunten op te stellen.
Risico’s op de hub aanpakken	Uitvoeren	Faciliteren en verantwoordelijk	SA pakt de actiepunten op. HL ondersteund wederom.
Vragen van runner/ R+ op het gebied van veiligheid	Aanspreekpunt	Aanspreekpunt	Als SA ben jij het aanspreekpunt op het gebied van veiligheid. SA controleert regelmatig (wekelijkse meeting) in met HL om dit te bespreken
Picnic breed veiligheids- onderwerpen onder de aandacht brengen	Uitvoeren	Ondersteunen van SA bij het bereiken van Runners	Via het kanaal #dist-safety-ambassador-all worden Picnic brede veiligheidsonderwerpen gedeeld zoals het maandthema. Een SA brengt het maandthema onder de aandacht bij de runners en een HL ondersteund hierin waar nodig.
Hub specifieke veiligheids- initiatieven	Bedenken en uitvoeren	Ondersteunen van SA bij het bedenken en uitvoeren van initiatieven	Per hub heeft een SA ook de vrijheid om naar eigen inziens risico beperkende maatregelen te bedenken en uit te voeren. Om interactie te bevorderen zien we deze initiatieven ook graag terug in het kanaal #dist-safety-ambassador-all